Praca w domu okiem pracownika i pracodawcy: jak zapewnić efektywność i bezpieczeństwo?

Praca zdalna może zarówno być jedyną formą zatrudnienia, jak i możliwością, z jakiej korzysta pracownik kilka dni w tygodniu lub miesiącu. Zasady i formy pracy ustalane są między pracodawcą a pracownikiem i najlepiej, aby miały one formę pisemną. Praca zdalna może być pracą wykonywaną na umowę o pracę, umowę o dzieło i umowę zlecenie. Coraz częściej wykonywana jest ona przez osoby prowadzące własną działalność gospodarczą. W przypadku każdej z umów, a szczególnie umowy o pracę, konieczne jest wpisanie czy lub w jakim zakresie, obowiązki wykonywane będą w siedzibie pracodawcy i poza nią.

Osoby decydujące się na pracę zdalną nie zawsze zdają sobie sprawę z trudności, z jakimi mogą się spotkać. Zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, kluczowym jest ustalenie, czy praca zdalna oznacza, iż należy być cały czas „zalogowanym" do systemu pracodawcy i dostępnym pod telefonem, gotowym do wykonywania zadań przez osiem godzin dziennie, czyli po prostu czy musimy zachowywać się „jak w biurze" będąc jednak poza nim. Innym rozwiązaniem jest rozliczanie zadaniowe.

- Wybór odpowiednich rozwiązań technologicznych jest kluczowy do tego, aby telepraca mogła odbywać się zgodnie z planem i przynosić oczekiwane efekty. Ważne jest ustalenie również, czy praca będzie wykonywana na sprzęcie prywatnym pracownika, czy też pracodawcy. Jednak nie sprzęt jest najważniejszy, ale programy i aplikacje, którymi w swojej pracy dla firmy ma posługiwać się pracownik - uważa Semko Doktór, prezes firmy CONET, która od dwudziestu lat zajmuje się dostarczaniem rozwiązań dla biznesu: - W poszukiwaniu odpowiednich programów pozwalających pracownikowi zdalnie wykonywać obowiązki, niezależnie, czy mówimy o małej, czy też większej firmie, należy zwrócić uwagę przede wszystkim na bezpieczeństwo – dodaje Doktór.

Pracodawcy zatrudniające osoby wykonujące obowiązki zdalnie powinni rozważyć instalację tunelu VPN, pozwalającego łączyć się pracownikowi tunelem szyfrowanym z serwerem firmy, dzięki czemu dane przechowywane są nie na prywatnym komputerze, co może prowadzić do wycieku informacji, a na serwerze firmy. Inną możliwością jest logowanie się pracownika będącego poza firmą na serwer terminalowy pracodawcy i praca na tym właśnie serwerze. Takie rozwiązanie to podstawa bezpiecznej pracy zdalnej, minimalizującej ryzyko dostępu osób niepowołanych do plików firmowych oraz stały backup danych zapobiegający ich utracie.

Rynek usług IT podążą za coraz bardziej popularnym trendem pracy w domu wykonywanej często w ramach trwającego kilka miesięcy projektu. W takiej sytuacji zakup sprzętu wraz z oprogramowaniem dla dodatkowych pracowników na kilka-kilkanaście miesięcy mogłaby okazać się dla firmy dużym obciążeniem finansowym: „Nasza firma oferuje usługę dzierżawy komputera wraz z oprogramowaniem na czas określony bez obowiązku zakupu sprzętu po tym czasie- mówi prezes Semko Doktór z firmy CONET- To dobre rozwiązanie dla firm z małą ilością pracowników zatrudnionych na stałe, a powiększających zespół tylko na czas realizacji wybranych zadań". Oszczędności może również przynieść, na początku działalności, wynajęcie w trybie miesięcznych opłat usług świadczonych w chmurze (na przykład chmurze Azure firmy Microsoft), co zastąpi kosztowną budowę własnej serwerowni. W chmurze można zbudować środowisko lub domenę, a nawet serwer plików. Plusem tego rozwiązania jest fakt, iż jeśli oferowane usługi nie spełnią naszych oczekiwań, będzie można po prostu zrezygnować z abonamentu.

„Home office" brzmi dumnie, ale należy dbać o to, aby w umówionych i ustalonych godzinach pracy było więcej home niż office: „Zachowanie higieny pracy w domu wymaga przygotowań – uważa Katarzyna Siedlik, psycholożka, trenerka- Najlepiej od razu zaplanować, gdzie w domu będziemy pracować, a gdzie odpoczywać. Inaczej możemy, albo pracować bez wypoczynku lub wprost przeciwnie- staniemy się mało efektywni, dopadnie nas prokrastynacja. Pomoże również wprowadzenie harmonogramu pracy oraz codziennego rygoru. Trudno w to uwierzyć, ale część osób pracujących w domu nawet nie zdejmuje pidżamy! To prosta droga do stresu, frustracji oraz zachwiania promocji między pracą a relaksem". Nie wolno również zapominać o kontaktach towarzyskich i podtrzymywaniu relacji z tymi, którzy pracują w biurze firmy- to pozwoli nam dalej czuć się częścią zespołu i skutecznie walczyć z samotnością pracy w domu.

Każdy pracownik ma prawo do 15 minut wypoczynku w ciągu ośmiu godzin pracy- także osoba wykonująca telepracę musi zadbać o przerwę. Trudno jednak zaplanować ją w domu w sposób, który nie wybije nas z rytmu i nie zdezorganizuje reszty dnia pracy. W biurze przerwa często oznacza kawę i możliwość rozmowy z kolegą lub koleżanką, w domu zaś możemy pozwolić sobie na 15 minutową medytację, skupienie na oddechu, wyciszenie.

Semko Doktór uważa, że już czas, aby ktoś opatentował urządzenie czasowo zakłócające wifi i przymusowo odcinające nas od natrętnych technologii:
- W restauracjach, w domu, w wybranych miejscach publicznych, mogłoby to wpłynąć pozytywnie na budowanie relacji między ludźmi i budowanie zdrowych relacji z technologią" uważa prezes CONET-u. Dla pracujących w domu, natomiast, takie urządzenie byłoby szansą na prawdziwą przerwę, okazję do symbolicznego wyjścia z „office" do „home" na krótką chwilę bez zdejmowania kapci.