Trzaskowski przyjmuje nowy kodeks! Urzędnicy muszą się dostosować. To rewolucja w ratuszu!

Nie „kongestia w ruchu drogowym” a po prostu „korek”. Nie „stosunek wozokilometrów do ilości przewiezionych”, a po prostu liczba przejechanych kilometrów i przewiezionych pasażerów. Nie „nadmienia się, iż przedmiotowa skarga staje się bezskuteczna”, tylko „ta skarga jest nieskuteczna”. To tylko kilka sformułowań, których urzędnicy będą musieli się wystrzegać i zdecydowanie uprościć sposób porozumiewania się z mieszkańcami w  oficjalnych pismach. To nakaz prezydenta Warszawy Rafała Trzaskowskiego.

- Żyjemy w biegu. Wszystko chcemy załatwić jak najszybciej, jak najprościej. Tymczasem pisma z urzędu czasem trudno zrozumieć - przyznają sami stołeczni urzędnicy. I deklarują: „Będziemy przygotowywać dokumenty prosto i nowocześnie!”. Stołeczny ratusz włącza się w międzynarodowy ruch prostego języka i przyjmuje Europejski Kodeks Dobrej Praktyki Administracyjnej.

Eksperci od języka polskiego z Uniwersytetu Wrocławskiego zbadali warszawskie pisma urzędowe z 2019 roku. Wytknęli błędy: m.in. zbyt długie i zawiłe zdania, kopiowanie ustaw, zamiast opisywania ich własnymi słowami, zbyt trudne formularze do wypełniania. Urzędnicy dostali poradnik jak „pisać prosto i po polsku” i specjalny słowniczek. Ratusz szkoli kolejnych pracowników. A efekty? - Liczymy, że w najbliższych miesiącach mieszkańcy odczują, że zmieniliśmy sposób pisania – stwierdza rzecznik ratusza Karolina Gałecka.

- Od 5 listopada 2020 r., zgodnie z zarządzeniem Rafała Trzaskowskiego używamy prostego języka we wszystkich dokumentach - informuje Karolina Gałecka. Na początku był to cykl próbny, w którym zostali przeszkoleni pracownicy Biura Organizacji Urzędu. Następnie w ramach samokształcenia rozpoczęto zajęcia dla wszystkich biur i dzielnic. Niestety, z powodu ograniczeń związanych z pandemią Covid-19 szkolenia zostały przerwane. W tym roku zostaną wznowione w wersji online w dwóch wariantach – dla przełożonych (kierownictwo każdej komórki urzędu osobno) oraz dla pracowników.

A oto cytat z zarzadzenia prezydenta Warszawy:

Prosty język jako narzędzie komunikacji jest:

1) Zwięzły - piszemy tylko to co jest ważne dla odbiorcy i zaczynamy od głównej informacji

2) Precyzyjny - budujemy krótkie zdania (tylko w szczególnym przypadku mogą przekraczać 20 słów)...

3) Logiczny - jedno zdanie wynika z poprzedniego

4) Bezpośredni - w tekście wiadomo kto do kogo pisze. Unikamy strony biernej i rzeczowników odczasownikowych

5) Dostępny - stosujemy powszechnie używane słowa. Unikamy terminów specjalistycznych

6) Niewykluczający - zrozumiały również dla osób ze szczególnymi potrzebami

7) Ukierunkowany - myślimy o tym dla kogo jest treść. Dostosowujemy poziom języka do adresata

Tyle teoria i dobre chęci. A jak wygląda praktyka? Niestety jest bardzo dużo do poprawienia. Takie „perełki” znaleźliśmy w oficjalnych pismach urzędu miasta:

Jedno zdanie! 91 wyrazów!

Urząd na Woli: „Obwieszczenie o zebraniu dowodów w postępowaniu administracyjnym prowadzonym na wniosek złożony 18 września 2020 r., ostatecznie uzupełniony 2 listopada 2020 r. (pismo wpłynęło 9 listopada) przez PKP Cargo SA Centralny Zakład Spółki, ul. Przyce 17, 01-252 Warszawa, reprezentowanej przez pełnomocnika, w sprawie wydania decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego polegającej na budowie kontenerowej stacji paliw z olejem napędowym o pojemności 30 m³ do tankowania pojazdów szynowych wraz z niezbędną infrastrukturą towarzyszącą na dz. ewid. nr 21/4 w obrębie 6-14-03 w dzielnicy Wola m.st. Warszawy (adres inwestycji: ul. Gniewkowska)”.

Miało być maksymalnie 20 wyrazów w zdaniu, a tu jest 91. I to jest jedno zdanie!

Zarządza się, co następuje

Informacja z BIP: "Na podstawie art. 30 ust. 1 w związku z art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713 i 1378), art. 4 ust. 1 pkt 10, art. 11 ust. 1 pkt 1 i 2, art. 13, art. 16a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 r. poz. 1057) zarządza się, co następuje: § 1. 1. Ogłasza się otwarty konkurs ofert na realizację zadania publicznego w zakresie działalności na rzecz osób w wieku emerytalnym w latach 2021 - 2022 pod nazwą Wsparcie edukacyjno-informacyjne nieformalnych opiekunów osób niesamodzielnych 60+ ."

„Zarządza się”, „ogłasza się”. A miało nie być bezosobowych form! Jakby urzędnicy bali się przyznać, kto konkretnie co ogłosił.

Opracowywanie celów długookresowych...

Biuro Organizacji Urzędu: "Do zakresu działania Biura Organizacji Urzędu należy w szczególności:zapewnianie sprawnego funkcjonowania Urzędu, w tym:opracowywanie celów długookresowych i krótkookresowych, w zakresie funkcjonowania Urzędu i realizacji zadań i monitorowanie ich realizacji,podejmowanie działań i inicjatyw w celu zwiększenia efektywności funkcjonowania Urzędu, opracowywanie celów długookresowych i krótkookresowych, w zakresie funkcjonowania Urzędu i realizacji zadań i monitorowanie ich realizacji".

Naprawdę prościej i krócej się nie dało?

Dyrektor struktury nieistniejącej od blisko 90 lat!

Znaleźliśmy też przykład, gdzie potoczność sformułowań poszła chyba za daleko. "Pani Elżbieta Markowska, Dyrektor Magistratu zarządza i koordynuje realizacją zadań z zakresu zapewnienia sprawnego funkcjonowania Urzędu m.st. Warszawy, kierowania jego bieżącą pracą, a w szczególności koordynację działalności komórek organizacyjnych oraz przepływu informacji, realizację systemu zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie m.st. Warszawy, w tym wykonywanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu m.st. Warszawy oraz kierowników podstawowych komórek organizacyjnych Urzędu, dbanie o przestrzeganie przez pracowników Urzędu m.st. Warszawy Kodeksu Etyki pracowników Urzędu m.st. Warszawy, nadzór nad polityką jakości w Urzędzie m.st. Warszawy, a także zadań z zakresu funkcjonowania kontroli w Urzędzie m.st. Warszawy oraz jednostkach organizacyjnych m.st. Warszawy, spraw administracyjno-gospodarczych, ochrony danych osobowych, ochrony osób i mienia Urzędu m.st. Warszawy, zamówień publicznych".

Pomijając długie zdanie, błędy gramatyczne, "koordynowanie koordynacją", to coś takiego jak magistrat nie istnieje od 1933 roku! Jest urząd miasta, biura urzędu miasta albo wydziały. Słowa magistrat można użyć tylko potocznie, ale czy to wypada w stanowisku urzędnika?

„Incydent kałowy”

A na koniec perełka z basenu w Powsinie. Pamiętacie jak ktoś zrobił kupę do basenu i trzeba było zamknąć obiekt? Urzędnicy długo musieli myśleć, jakiego sformułowania użyć, żeby opisać ten przypadek. No i wyszło:

"W związku w wystąpieniem w dniu 28 lipca incydentu kałowego na terenie małego basenu kąpielowego, do odwołania nieczynne są: mały basen rekreacyjny oraz plac wodny. Obiekty pozostaną ponownie udostępnione po potwierdzeniu, że woda spełnia wymogi jakim powinna odpowiadać woda na pływalniach"