Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – czym jest i kiedy z niej korzystać

Wprowadzenie do powszechnego użytku podpisu elektronicznego znacznie ułatwiło życie wielu osobom i usprawniło sprawy urzędowe czy biznesowe. Korzystają z niego zarówno przedstawiciele firm, jak i osoby prywatne, oszczędzając dzięki temu swój czas i pieniądze. Jego certyfikowanym dostawcą od ponad 20 lat jest KIR, oferujący także inne innowacyjne rozwiązanie – kwalifikowaną pieczęć elektroniczną.

Czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna

E-pieczęć to nic innego, jak odpowiednik firmowej pieczątki z danymi organizacji, którą stempluje się wymagające tego dokumenty w formie elektronicznej – faktury, oferty, umowy, raporty, certyfikaty itp. Pieczęć elektroniczna gwarantuje, że dokumenty pochodzą z określonej instytucji oraz, że od chwili ostemplowania ich treść nie została zmieniona. Inną dużą zaletą korzystania z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej jest to, że możesz nią opatrzyć bardzo dużo dokumentów naraz. Pamiętaj jednak, aby e-pieczęć kupić tylko przez wiarygodną firmę nadzorowaną przez Ministerstwo Cyfryzacji, taką jak Krajowa Izba Rozliczeniowa (KIR).

W ofercie KIR znajduje się także podpis elektroniczny, dostępny w różnych wariantach – z kartą i czytnikiem (Szafir) oraz mobilny, na telefon (mSzafir).

Przedsiębiorcy zainteresowani współpracą i korzystaniem z podpisu elektronicznego Szafir lub pieczęci elektronicznej otrzymają wsparcie i fachowe doradztwo zapewniane przez pracowników regionalnych oddziałów KIR, których siedziby mieszczą się w 12 największych miastach w kraju.

Czy potrzebuję e-pieczęci

Jak na co dzień możesz korzystać z e-pieczęci? Jej zastosowanie jest bardzo szerokie. Przydaje się zarówno podczas komunikacji z klientem, jak i w procesach wewnętrznych firmy. Ułatwia prowadzenie i archiwizację różnego rodzaju dokumentów. Stosując e-pieczęć wystawisz e-fakturę, podpiszesz sprawozdania i raporty, plany i strategie rozwoju, decyzje wewnętrzne, akta pracownicze, zaświadczenia o zarobkach itp.

Przede wszystkim jednak jest niezbędna do  uwierzytelnienia w Krajowym Systemie e-faktur (KSeF), który od lipca 2024 r. będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorstw rozliczających VAT.

Pieczęć elektroniczna jest niepodrabialna, a jej użycie będzie dodatkowo świadczyć o tym, że twoja firma rozwija się cyfrowo i odpowiedzialnie w zakresie dbałości o środowisko.

Więcej informacji znajdziesz na stronach: www.elektronicznypodpis.pl/. 

Partnerem materiału jest

i