Przygotowujesz swoją firmę do KSeF? Sprawdź jak to zrobić z e-pieczęcią

Zacznijmy od tego, czym jest e-faktura. Najprościej mówiąc, jest odpowiednikiem  tradycyjnej faktury papierowej, czyli  – dowodem transakcji kupna i sprzedaży towaru lub usługi, ale w formie elektronicznej. E-faktury warto stosować przede wszystkim ze względu na to, że ich wystawienie trwa zdecydowanie krócej niż wystawienie faktury papierowej, ponadto, nie zajmują miejsca w segregatorach i w razie potrzeby łatwo je odnaleźć np. na dysku komputera.

KSeF – to nie jest trudne!

Na rynku pojawia się coraz więcej narzędzi upraszczających prowadzenie biznesu w internecie i obsługę dokumentów elektronicznych. Takim ułatwieniem jest chociażby KSeF. To ogólnopolska platforma umożliwiająca wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych.Pozwala na przechowywanie tych dokumentów, oznaczanie ich numerem identyfikującym oraz weryfikację zgodności z określonym wzorem.

Za pomocą tej platformy internetowej wystawisz, wyślesz i odbierzesz e-fakturę zapisaną w formacie XML. Dodatkowo, nadasz jej numer identyfikujący, potwierdzisz zgodność z danym wzorem i przechowasz. Z KSeF warto zapoznać się jak najwcześniej, ponieważ od lipca 2024 r. wszystkie przedsiębiorstwa rozliczające VAT powinny zacząć obowiązkowo z niego korzystać.

Rejestracja i korzystanie z KSeF jest łatwe i nie zajmuje dużo czasu. Najszybszym sposobem logowania do systemu jest użycie pieczęci elektronicznej, której później możesz użyć także do autoryzacji faktur. E-pieczęć to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczątki firmowej. Gdy twoja firma wykorzystuje taką cyfrową pieczęć, może być dzięki niej jednoznacznie zidentyfikowana, np. w komunikacji służbowej, dokumentacji pracowniczej, korespondencji z kontrahentami lub partnerami czy raportach biznesowych. Pamiętaj, że kwalifikowana pieczęć potwierdza autentyczność pochodzenia danych i ich integralność. Z tego względu ma moc prawną wystarczającą do wykorzystania jej w postępowaniu sądowym jako materiał dowodowy.

Zalety e-pieczęci

Podsumujmy - korzyści z wprowadzenia e-pieczęci do firmy jest bardzo wiele. Wśród nich:

• Opieczętowanie dokumentu kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zapewnia integralność danych i poświadcza prawdziwość źródła pochodzenia dokumentu. Dzięki temu odbiorca wie, kto przesłał mu dokument i ma pewność, że nie został on zmodyfikowany.
• Tworzenie elektronicznego archiwum dokumentów – korzystanie z kwalifikowanej pieczęci chroni instytucję w sytuacji utraty fizycznych dokumentów.
• Integralność oraz autentyczność dokumentów – po zastosowaniu kwalifikowanej pieczęci modyfikacja opieczętowanego dokumentu przez osoby nieuprawnione nie jest możliwa.
• Pieczęć elektroniczna chroni personalne dane pracownika, ponieważ nie zawiera prywatnych informacji. Odbiorca e-dokumentu opatrzonego e-pieczęcią ma pewność, że pismo pochodzi z danej instytucji i że nikt nie dokonał w nim zmian.
• Zastąpienie papierowych dokumentów wersją cyfrową eliminuje koszty drukowania, kopiowania, dystrybucji i archiwizacji.
• Usprawnienie pracy - opieczętowane dokumenty są dystrybuowane drogą elektroniczną, co usprawnia kontakty wewnętrzne i zewnętrzne firmy.
• Dzięki stosowaniu cyfrowych narzędzi firma zyskuje wizerunek podmiotu, który szanuje czas swoich pracowników i klientów oraz dba o ekologię.

E-pieczęć oraz e-podpis łatwo kupisz na stronie KIR. Oba te narzędzia zapewniają swobodny dostęp i poruszanie się w Krajowym Systemie e-Faktur. Przede wszystkim będzie to jednak znaczący krok w stronę cyfrowej przyszłości, która całkowicie wyeliminuje wystawianie dokumentów papierowych. 

Więcej informacji znajdziesz na stronach: www.elektronicznypodpis.pl/.

Partnerem materiału jest

i