W kokipcie prezydenckiej maszyny byli: dowódca załogi mjr Arkadiusz Protasiuk (+ 36 l.), drugi pilot mjr Robert Grzywna ( + 36 l.), nawiagator - porucznik Artur Ziętek (+ 32 l.) oraz mechanik - chorąży Andrzej Michalak (+ 37 l.).
Nawet tak dobrze wyszkolona załoga nie przewidziała, że przyjdzie jej pilotować maszynę w ekstremalnie trudnych warunkach. Dowództwo 36. pułku już zawczasu chciało zadbać o bezpieczeństwo lotników i pasażerów dlatego zwróciło się do Rosjan z prośbą o nawigatora.
Lider, jak się określa jego funkcję w lotniczym slangu, odpowiadałby za komunikację po rosyjsku z kontrolerami lotów, a poza tym doskonale znał przecież lotnisko wojskowe Siewiernyj.
Jak donosi „Rzeczpospolita” nawigator z Rosji miał lecieć do Smoleńska dwa razy, 7 kwietnia z premierem Donaldem Tuskiem i 10 kwietnia z delegacją prezydenta. Specpułk odpowiedzialny za wożenie VIPów nie dostał jednak od ambasady w Moskwie żadnej odpowiedzi.
Skompletowano więc załogę złożoną tylko z polskich pilotów, a nawigatorem został porucznik Artur Ziętek.
Lotnicy mimo próśb w oficjalnych pismach nie doczekali się też danych dotyczących lotniska w Smoleńsku. Dokumenty trafiły też do polskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych, ale resort Radosława Sikorskiego także milczał.
Czemu na pokładzie Tu-154 M nie było nawigatora z Rosji? - Strona rosyjska nie potwierdziła gotowości do zabezpieczenia lotów przez lidera – mówi gazecie Robert Kupracz, rzecznik prasowy Dowództwa Sił Powietrznych. Jednocześnie MSZ nie potwierdza, czy w ogóle przekazało prośbę Rosjanom.
Piloci nie mają wątpliwości, że kapitan tupolewa Arkadiusz Protasiuk miał problemy z dogadaniem się z wieżą kontrolną, a nawigator porucznik Artur Ziętek rzadko włączał się do rozmów. - Czytałem stenogramy. Komunikacja wyglądała niedoskonale – zdradził „Rz” były pilot 36. pułku.
- Kapitan na przykład odpowiadał „dziękuję”, podczas gdy powinien powtórzyć komunikat wieży i potwierdzić, że go rozumie. Dowódca nie podawał również wysokości kontrolerowi. W samej końcówce lotu zamilkł, prawdopodobnie skupiony na tym, by wyprowadzić samolot i ratować ludzi - dodaje.