Wygoda, bezpieczeństwo i ochrona środowiska

W wielu firmach standardem jest już zastępowanie dokumentów papierowych ich cyfrowymi odpowiednikami. Nie wszyscy jednak korzystają z zalet cyfrowego podpisu. A szkoda, bo e-podpis jest dużym ułatwieniem dla przedsiębiorcy. Uwalnia od konieczności wysyłania listów tradycyjną pocztą lub kurierem czy dopasowywania się do godzin pracy urzędów. Pozwala także na sprawniejszą obsługę wewnętrznych procesów kadrowych i księgowych. Przyczynia się do redukcji kosztów w firmie i ochrony środowiska naturalnego, bo dzięki e-podpisowi znakomicie zmniejsza się liczba drukowanych stron i dokumentów do fizycznej archiwizacji.

Dlaczego warto postawić na e-podpis?

Rozwój technologii sprawia, że coraz powszechniej korzystamy z rozwiązań cyfrowych. Coraz częściej potrzebujemy też narzędzi elektronicznych, które potwierdzają naszą tożsamość (jak eID, mojeID) i nadają sprawczość naszym decyzjom (jak e-podpis). W naszej rzeczywistości kwalifikowany podpis elektroniczny znajduje coraz szersze zastosowanie i dlatego warto wiedzieć czym się różni od innych rozwiązań z zakresu tzw. usług zaufania.

Przede wszystkim nie należy go mylić ze stosowanym w relacjach z administracją publiczną profilem zaufanym. Profil zaufany (eGo), przypisany do konkretnego numeru PESEL, jest narzędziem potwierdzającym tożsamość i wykorzystywanym ze skutkiem prawnym wyłącznie w kontaktach on-line z urzędami. Można go używać np. na platformie ePUAP - to elektroniczna platforma usług administracji publicznej, która umożliwia obywatelom załatwianie spraw urzędowych za pośrednictwem internetu. Profil zaufany, poza zawężonym do relacji z administracją publiczną polem wykorzystania, ma również inne ograniczenia – np. nie podpiszesz nim deklaracji i informacji podatkowych (trzeba skorzystać z serwisu e-Deklaracje), nie zamkniesz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a także jeśli spółka nie była zarejestrowana online, to nie zrobisz zmian w KRS.

Z kolei kwalifikowany podpis elektroniczny jest narzędziem wprowadzonym do prawa unijnego przez tzw. Rozporządzenie eIDAS i jest równoważny pod względem mocy i skutków prawnych podpisowi własnoręcznemu.  Jest to zaawansowane narzędzie, które pozwala na załatwienie spraw każdego rodzaju: urzędowych, prywatnych i biznesowych zarówno w Polsce, jak i każdym innym kraju Unii Europejskiej. Umożliwia podpisywanie plików/dokumentów elektronicznych w dowolnych formatach (np. PDF, WORD, JPG).

Jak działa e-podpis?

Podpis elektroniczny składasz przy pomocy odpowiednich narzędzi, a jego poprawność może zweryfikować każdy kto otrzyma podpisany dokument przy użyciu specjalnego elektronicznego certyfikatu. Certyfikat kwalifikowany, który otrzymasz przy zakupie zestawu do składania podpisu elektronicznego, umożliwia sprawdzenie poprawności podpisu oraz pozwala na uwierzytelnienie ciebie, jako osoby podpisującej dokument. Co ważne podpis elektroniczny zabezpiecza dokument przed zmianami. Jakakolwiek zmiana wprowadzona na dokumencie po jego podpisaniu zostanie wykryta w momencie weryfikacji podpisu. Zrobi to za ciebie aplikacja do weryfikacji podpisów i poinformuje cię w czytelny sposób czy e- podpis jest ważny, kto go złożył oraz czy dokument nie został zmanipulowany.

Niezbędny w każdej firmie

Zastosowanie podpisu elektronicznego w prowadzeniu firmy jest bardzo szerokie. Przy jego pomocy możesz prowadzić korespondencję z administracją publiczną, ułatwi ci też kontakt z klientami, dostawcami i innymi partnerami biznesowymi. Za jego pomocą możesz np.:

•            zawierać umowy cywilno-prawne na odległość z dowolnym podmiotem z UE,

•            wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej,

·       składać sprawozdania i deklaracje do urzędów (Płatnik, eDeklaracje),

•            składać oferty handlowe oraz brać udział w aukcjach i przetargach zarówno na polskich, jak i unijnych platformach przetargowych,

•            obsługiwać dokumentację kadrową (elektroniczne akta osobowe),

•            wykorzystywać do obieg dokumentów i elektronicznej archiwizacji.

Korzyści z e-podpisu

•            Szybkość – wystarczy kilka kliknięć, aby bezpiecznie podpisać każdy dokument. Nie musisz chodzić do urzędu, stać w kolejce, wysyłać listu tradycyjną pocztą czy kuriera z dokumentami.

•            Wygoda – niektóre rozwiązania - np. mSzafir oferowany przez KIR - pozwalają na podpisywanie dokumentów na dowolnym urządzeniu – komputerze, smartphonie, tablecie, bez konieczności korzystania z kart bądź czytników.

•            Dostępność – podpisu kwalifikowanego możesz używać w dowolnym momencie, z dowolnego miejsca na świecie np. będąc na urlopie lub na spotkaniu.

•            Bezpieczeństwo – masz pewność, że twój podpis nie zostanie podrobiony. Ponadto kwalifikowany podpis elektroniczny gwarantuje, że od momentu podpisania jakakolwiek zmiana w prowadzona w dokumencie zostanie od razu wykryta.

•            Uniwersalność – zgodnie z rozporządzeniem eIDAS certyfikaty kwalifikowane wydane w dowolnym kraju Unii Europejskiej są uznawane we wszystkich krajach członkowskich.

Jaki podpis wybrać

Podpis elektroniczny to jedno z pierwszych narzędzi, które warto wdrożyć w firmie z myślą o szybkiej i łatwej cyfryzacji. Na rynku znajdziesz kilka firm, które są autoryzowanymi centrami obsługi podpisu elektronicznego. Wśród oferowanych przez nie rozwiązań większość wymaga nabycia karty kryptograficznej, czytnika oraz instalacji specjalnego oprogramowania. Zestaw do składania podpis elektronicznego na dłuższy okres kosztuje ok. 250 zł netto.

Zwykle przy zakupie e-podpisu konieczna jest osobista wizyta w placówce firmy, podczas której weryfikowana jest twoja tożsamość (pamiętaj o zabraniu ze sobą dowodu osobistego, zgodnie z prawem aplikacja mObywatel w tym przypadku nie spełnia wymogów formalnych).

Na tym tle wyjątkowym produktem jest mSzafir oferowany przez KIR. To w pełni mobilne rozwiązanie nie wymaga żadnych dodatkowych narzędzi ani instalacji oprogramowania pozwala składać kwalifikowane e-podpisy.

Kupić mSzafir możesz też całkowicie zdalnie, bo w tym procesie tożsamość potwierdzić można za pomocą mojeID. Możesz kupić certyfikat jednorazowy, by podpisać tylko jeden dokument lub korzystać z rozwiązania długoterminowo (ważnego rok lub 2 lata). Posiadając mSzafir podpiszesz dokumenty zdalnie, w dowolnym momencie i na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu.

Więcej informacji: www.mszafir.pl

Więcej informacji o tym JAK CYFRYZOWAĆ FIRMĘ Z MYŚLĄ O ŚRODOWISKU? znajdziesz w Przewodniku dla przedsiębiorców dbających o (dobry) klimat, opracowanym przez Fundację Cyberium, który dostępny jest do pobrania tutaj.

"Publikacja jest częścią kampanii edukacyjnej "Jak cyfryzować z myślą o środowisku?” prowadzonej przez Fundacji KIR na rzecz Rozwoju Cyfryzacji Cyberium."